Datenschutzerklärung

Die FlawlessGroup OÜ („Flawless“, „wir“, „uns“) ist ein estnisches Unternehmen für Softwareentwicklung und Technologie. FlawlessMLM ist eine Marke der FlawlessGroup OÜ. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie flawless.group oder flawlessmlm.com besuchen, uns kontaktieren, eine Beratung oder Demo anfragen, mit unserem Team kommunizieren, sich auf eine Stelle bewerben, Neuigkeiten abonnieren oder als Vertreter eines Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartners auftreten.

Die öffentlichen Websites richten sich in erster Linie an gewerbliche Nutzer. Sie sind nicht als Finanzdienstleistungen für Verbraucher, Anlageplattformen oder von Flawless betriebene Direktvertriebsangebote konzipiert.

Unsere Kunden können die Software von Flawless nutzen, um eigene Websites, mobile Anwendungen, Portale für Vertriebs- oder Geschäftspartner, E-Commerce-Funktionen, Vergütungspläne, Analysen, Schulungen, Kommunikation und weitere Geschäftsprozesse zu betreiben. Verarbeiten wir in diesen Kundenumgebungen personenbezogene Daten im Auftrag und auf Weisung des Kunden, ist in der Regel der Kunde der Verantwortliche und Flawless der Auftragsverarbeiter bzw. Dienstleister.

In diesem Fall entscheidet der Kunde, wofür die Daten verwendet werden, welche Daten erhoben werden, wer Zugriff darauf hat, wie lange sie gespeichert werden und welche Hinweise oder Einwilligungen erforderlich sind. Anfragen zu einem Konto oder Projekt, das einer unserer Kunden betreibt, richten Sie daher in der Regel zunächst an diesen Kunden. Wir können den Kunden im Rahmen des geltenden Vertrags und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung unterstützen.

Für Daten auf Kundenplattformen können gesonderte Kundenverträge, Auftragsverarbeitungsbedingungen und Projekteinstellungen gelten. Diese Datenschutzerklärung für die Websites erweitert die Zwecke, für die Flawless Daten von Kundenplattformen verwenden darf, nicht.

• Kontakt- und Identitätsdaten, etwa Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Position und bevorzugter Kommunikationskanal.
• Anfrage- und Projektdaten, etwa Ihre Nachricht, Projektbeschreibung, Branche, gewünschte Funktionen, Budgetrahmen, gewünschte Integrationen und Gesprächsnotizen.
• Daten zur Geschäftsbeziehung, darunter Korrespondenz, Angebote, Vertragsverhandlungen, Kunden- oder Lieferanteninformationen und Aufzeichnungen unserer Kontakte.
• Bewerbungsdaten, etwa Lebenslauf, Portfolio, beruflicher Werdegang, Gesprächsnotizen und Angaben, die Sie im Rahmen einer Bewerbung freiwillig machen.
• Technische und Nutzungsdaten, etwa IP-Adresse, Browser, Gerätetyp, Betriebssystem, Sprache, Verweisquelle, aufgerufene Seiten, Protokolldaten sowie Cookies oder ähnliche Kennungen.
• Marketingdaten, etwa Newsletter-Präferenzen, Einwilligungsnachweise, Interaktionen mit Kampagnen und die Teilnahme an Veranstaltungen.
• Daten aus der Interaktion mit KI, sofern auf unseren Websites eine KI-gestützte Funktion bereitgestellt wird, darunter die von Ihnen eingegebene Anfrage oder Nachricht, relevanter Kontext, die erzeugte Antwort und die technischen Protokolle, die für Betrieb und Absicherung der Funktion erforderlich sind.
• Sonstige Angaben, die Sie uns freiwillig übermitteln.

Die meisten Daten erhalten wir unmittelbar von Ihnen. Geschäftliche Kontaktdaten können wir auch von Ihrem Arbeitgeber oder Ihren Kollegen, von Veranstaltern, über Empfehlungen, von öffentlichen Unternehmenswebsites, aus beruflichen Netzwerken oder aus anderen Quellen erhalten, deren Nutzung für die berufliche Kommunikation ein Geschäftskontakt vernünftigerweise erwarten kann. Die öffentliche Verfügbarkeit von Daten betrachten wir nicht als Erlaubnis, sie für beliebige Zwecke zu verwenden.

Erhalten wir personenbezogene Daten aus einer anderen Quelle und sind wir gesetzlich verpflichtet, Sie über diese Quelle zu informieren, tun wir dies bei der ersten angemessenen Kontaktaufnahme oder innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist.

Wir verwenden personenbezogene Daten ausschließlich für festgelegte geschäftliche Zwecke. Für Nutzer in der EU oder im EWR stützen wir uns hauptsächlich auf folgende Rechtsgrundlagen: Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, berechtigte Interessen, rechtliche Verpflichtungen sowie Einwilligung, wo eine solche erforderlich ist. In anderen Regionen passen wir dieses Vorgehen an den jeweils geltenden Rechtsrahmen an.

• Um Anfragen zu beantworten, Gespräche zu vereinbaren, Angebote zu erstellen und ein mögliches Projekt zu besprechen.
• Um Kunden-, Lieferanten- und Partnerbeziehungen zu verwalten und Verträge zu erfüllen.
• Um unsere Websites und Geschäftssysteme zu betreiben, abzusichern, Störungen zu beheben und zu verbessern.
• Um die Nutzung der Website und die Wirksamkeit von Kampagnen zu messen, sofern die erforderliche Cookie- oder Tracking-Auswahl getroffen wurde.
• Um Produktneuigkeiten oder geschäftliche Informationen zu versenden, soweit dies zulässig ist. Sie können der Werbeansprache jederzeit widersprechen.
• Um Bewerber zu gewinnen und zu beurteilen.
• Um Betrug, Missbrauch, Sicherheitsvorfälle und den Missbrauch unserer Systeme zu verhindern.
• Um Unterlagen aufzubewahren, die für Buchhaltung, Steuern, Rechtsansprüche, Prüfungen und Compliance erforderlich sind.
• Um KI-gestützte Funktionen der Website, sofern angeboten, zu betreiben und die vom Nutzer angeforderte Antwort bereitzustellen.

Flawless entwickelt und integriert KI- und Machine-Learning-Funktionen für unterschiedliche Projekte. Einige Funktionen der öffentlichen Websites können ebenfalls KI nutzen, zum Beispiel ein Chatbot, eine Zusammenfassung von Anfragen oder ein Assistent, der bei der Weiterleitung einer Anfrage hilft. Wenn Sie auf unserer Website unmittelbar mit einem KI-System interagieren, kennzeichnen wir diese Interaktion als KI, sofern das Gesetz dies verlangt oder sie andernfalls nicht ohne Weiteres erkennbar wäre.

KI-Systeme können unvollständige, veraltete oder fehlerhafte Ergebnisse liefern. Von der Website bereitgestellte KI-Ausgaben dienen als Hilfestellung und stellen weder fachliche Beratung noch eine endgültige Entscheidung dar. Geben Sie in eine KI-Anfrage keine vertraulichen Informationen, Zahlungsdaten, Ausweisdokumente, Gesundheitsdaten oder sonstige sensible personenbezogene Daten ein, es sei denn, wir fordern dies ausdrücklich in einem freigegebenen Verfahren an.

Wir können externe KI-Dienstleister einsetzen, um Eingaben und Ausgaben zu verarbeiten, soweit dies für die Bereitstellung einer KI-gestützten Funktion erforderlich ist. Rolle, Standort und Datenverarbeitung dieser Anbieter hängen vom eingesetzten Tool und seiner Konfiguration ab. Wir prüfen diese Anbieter vor dem Produktiveinsatz und treffen vertragliche und technische Schutzmaßnahmen, die den betroffenen Daten angemessen sind.

Wir nutzen die öffentlichen Websites nicht, um Entscheidungen über Besucher zu treffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Sollte sich dies ändern, stellen wir die zusätzlichen Hinweise, Schutzmaßnahmen und Rechte bereit, die das für die betroffene Person geltende Recht vorsieht.

Wir setzen unbedingt erforderliche Technologien ein, um die Websites zu betreiben und abzusichern. Weitere Technologien, etwa für Analysen, eingebettete Medien oder Werbe-Tags, nutzen wir entsprechend den Entscheidungen, die Sie in unserem Cookie-Banner oder in den Einstellungen treffen. Einzelheiten finden Sie in der Cookie-Richtlinie und in den aktuellen Cookie-Einstellungen auf der jeweiligen Website.

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn ein geschäftlicher oder rechtlicher Grund dafür besteht. Empfänger können sein:

• Anbieter für Hosting, Website-Auslieferung, Sicherheit, Monitoring und Infrastruktur;
• Anbieter für E-Mail, Kalender, Kommunikation, Kundenbeziehungsmanagement und Support;
• Anbieter für Analyse und Tag-Management, vorbehaltlich der jeweiligen Cookie-Auswahl;
• Anbieter für Personalgewinnung und Geschäftsverwaltung;
• KI-Dienstleister, die für eine bestimmte KI-gestützte Funktion eingesetzt werden;
• Rechtsanwälte, Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und andere professionelle Berater, die einer Verschwiegenheitspflicht unterliegen;
• Behörden, Gerichte oder Strafverfolgungsbehörden, wenn die Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz von Rechten erforderlich ist;
• ein Käufer, Investor oder Rechtsnachfolger, falls unser Geschäft umstrukturiert, finanziert, verkauft oder übertragen wird, vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeits- und Datenschutzmaßnahmen.

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht im üblichen Sinne des Verkaufs von Daten gegen Entgelt. Sofern ein Datenschutzgesetz eines US-Bundesstaats bestimmte Offenlegungen von Daten zu Werbezwecken oder kontextübergreifend als „Verkauf“ oder „Weitergabe“ (Sharing) einstuft, bieten wir die nach diesem Gesetz erforderlichen Wahlmöglichkeiten an, soweit es auf uns Anwendung findet.

Da unsere Websites und Geschäftstools internationale Technologieanbieter nutzen, können personenbezogene Daten außerhalb Estlands oder außerhalb des Landes verarbeitet werden, in dem Sie sich befinden. Werden personenbezogene Daten aus der EU oder dem EWR in ein Land übermittelt, für das kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, stützen wir uns auf einen verfügbaren zulässigen Übermittlungsmechanismus, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, gegebenenfalls ergänzt durch zusätzliche Maßnahmen. Übermittlungen aus dem Vereinigten Königreich erfolgen, soweit erforderlich, auf Grundlage eines nach britischem Recht anerkannten Mechanismus.

Für Brasilien, Kanada, Australien und andere Länder, die grenzüberschreitende Übermittlungen regeln, wenden wir die Anforderungen an Übermittlung, Vertragsgestaltung und Transparenz an, die für die jeweilige Verarbeitung gelten. Informationen zu einem bestimmten Übermittlungsmechanismus können Sie unter [email protected] anfordern.

Wir speichern personenbezogene Daten nicht unbegrenzt. Die Dauer richtet sich danach, wofür die Daten erhoben wurden, ob die Beziehung fortbesteht und ob ein Gesetz eine längere Aufbewahrung vorschreibt. Als Richtwert gilt:

• allgemeine Anfragen, aus denen keine Kundenbeziehung entsteht, werden in der Regel bis zu 24 Monate nach dem letzten substanziellen Kontakt gespeichert;
• Kunden-, Lieferanten- und Vertragsunterlagen werden während der Vertragslaufzeit und danach so lange aufbewahrt, wie es für Buchhaltung, Steuern, Prüfungen und Rechtsansprüche erforderlich ist;
• Marketingdaten werden gespeichert, bis Sie sich abmelden oder bis der Datensatz für den angegebenen Marketingzweck nicht mehr nützlich ist;
• Unterlagen erfolglos gebliebener Bewerbungen werden in der Regel bis zu 12 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufbewahrt, sofern nicht ein längerer Zeitraum vereinbart oder vorgeschrieben ist;
• Sicherheits- und technische Protokolle werden für Zeiträume gespeichert, die für Sicherheit, Fehlerbehebung und die Untersuchung von Vorfällen angemessen sind;
• Protokolle von KI-Interaktionen werden, sofern geführt, nur so lange gespeichert, wie es für Bereitstellung, Absicherung und Überprüfung der Funktion erforderlich ist, vorbehaltlich der Konfiguration und der Bedingungen des Anbieters.

Werden Daten nicht mehr benötigt, löschen wir sie, anonymisieren sie oder sperren sie für die reguläre Nutzung, bis die sichere Löschung abgeschlossen ist, auch im Rahmen der üblichen Backup-Zyklen.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, die der Art der Daten und den damit verbundenen Risiken angemessen sind. Dazu können Zugriffskontrollen, Rollentrennung, sichere Authentifizierung, Verschlüsselung bei der Übertragung, Protokollierung, Überwachung, Backups, Vertraulichkeitsverpflichtungen, die Prüfung von Lieferanten und Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle gehören. Kein Internetdienst kann absolute Sicherheit garantieren; deshalb bezeichnen wir kein System als risikofrei oder zu 100 % sicher.

Je nach Ihrem Standort und dem anwendbaren Recht können Sie von uns Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen, eine übertragbare Kopie erhalten, bestimmten Verarbeitungen widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen, der Direktwerbung widersprechen oder bestimmte automatisierte Entscheidungen anfechten. Gegebenenfalls müssen wir Ihre Identität überprüfen, bevor wir einem Antrag nachkommen.

Wenn Sie ein Datenschutzrecht gegenüber Flawless als Verantwortlichem ausüben möchten, schreiben Sie an [email protected]. Betrifft Ihr Anliegen eine Plattform, die ein Kunde von Flawless betreibt, wenden Sie sich zunächst an diesen Kunden, es sei denn, das anwendbare Recht erlaubt oder verlangt einen anderen Weg.

Findet die DSGVO Anwendung, stehen Ihnen die in den Artikeln 15 bis 22 vorgesehenen Rechte zu, vorbehaltlich der in der Verordnung genannten Voraussetzungen und Ausnahmen. Sie können sich außerdem bei der Estnischen Datenschutzbehörde (Andmekaitse Inspektsioon) oder bei der Aufsichtsbehörde des EU- bzw. EWR-Landes beschweren, in dem Sie leben oder arbeiten. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, berührt deren Widerruf nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Interagiert ein KI-System unmittelbar mit Ihnen, sorgen wir für die nach den anwendbaren EU-Vorschriften zu KI erforderliche Transparenz. Wird KI in einer Weise eingesetzt, die zusätzliche Transparenz- oder Aufsichtspflichten durch Menschen auslöst, werden diese Pflichten im jeweiligen Produkt oder Kundenprozess erfüllt und nicht in allgemeinen Formulierungen der Website verborgen.

Findet das Datenschutzrecht des Vereinigten Königreichs Anwendung, stehen Ihnen die Rechte nach der UK GDPR und dem Rahmen des Data Protection Act in der durch den Data (Use and Access) Act 2025 geänderten Fassung zu. Sie können sich beim Information Commissioner's Office (ICO) beschweren. Wo erhebliche automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt wird, wenden wir die nach britischem Recht erforderlichen Schutzmaßnahmen und Informationspflichten an. Unsere Cookie-Einstellungen können strenger sein als die britischen Mindestvorgaben, damit Besucher auf unseren europäischen Websites eine einheitliche Auswahl erhalten.

Die Datenschutzrechte in den USA unterscheiden sich je nach Bundesstaat. Findet das Datenschutzgesetz eines Bundesstaats auf Flawless und auf Ihre Daten Anwendung, stehen Ihnen unter Umständen Rechte zu, etwa auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit sowie das Recht, bestimmten Tätigkeiten wie zielgerichteter Werbung, Verkauf, Weitergabe (Sharing) oder Profiling zu widersprechen (Opt-out). Wir beachten rechtlich anerkannte Opt-out-Signale, wie die Global Privacy Control, sofern dies vorgeschrieben und technisch anwendbar ist.

Für Einwohner Kaliforniens gilt: Findet der CCPA auf Flawless Anwendung, beschreiben die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kategorien zugleich die Kategorien personenbezogener Informationen, die wir erheben und zu geschäftlichen Zwecken offenlegen. Wir benachteiligen niemanden, der ein Recht nach dem CCPA ausübt. Sollten wir künftig Technologie zur automatisierten Entscheidungsfindung für eine bedeutende Entscheidung in einer vom kalifornischen Recht erfassten Weise einsetzen, stellen wir zum maßgeblichen Stichtag die jeweils erforderlichen Hinweise und Rechte bereit.

Findet das kanadische Datenschutzrecht für den privaten Sektor Anwendung, verwenden wir personenbezogene Informationen für Zwecke, die eine vernünftige Person unter den gegebenen Umständen als angemessen ansehen würde, und holen eine aussagekräftige Einwilligung ein, wo eine solche erforderlich ist. Sie können Auskunft oder Berichtigung verlangen, Ihre Einwilligung widerrufen, soweit dies rechtlich möglich ist, und Datenschutzbedenken an uns richten. Wird KI eingesetzt, um eine Entscheidung über eine identifizierbare Person zu treffen oder zu unterstützen, bemühen wir uns, die Rolle der KI zu erläutern und die Verantwortung für die Entscheidung angemessen bei Menschen zu belassen.

Findet das brasilianische LGPD Anwendung, können betroffene Personen unter anderem folgende Rechte haben: Bestätigung der Verarbeitung, Auskunft, Berichtigung, Anonymisierung, Sperrung oder Löschung, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, Datenübertragbarkeit, Information über die Weitergabe, Widerruf der Einwilligung sowie Überprüfung bzw. Information zu bestimmten Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen. Internationale Übermittlungen erfolgen auf Grundlage eines nach dem LGPD und den geltenden ANPD-Regeln zulässigen Mechanismus.

Findet das australische Datenschutzrecht Anwendung, gehen wir mit personenbezogenen Informationen im Einklang mit den Australian Privacy Principles um, einschließlich Transparenz bei der Nutzung von KI, angemessener Datenminimierung und Sorgfalt bei sensiblen Informationen. Besuchern in anderen Ländern können nach dem dortigen Recht weitere Rechte zustehen. Zwingende lokale Rechte bleiben auch dann bestehen, wenn sie in dieser Datenschutzerklärung nicht gesondert aufgeführt sind.

Unsere öffentlichen Websites richten sich an gewerbliche Nutzer und nicht an Kinder. Wir nutzen die öffentlichen Websites nicht wissentlich, um personenbezogene Daten von Kindern einzuholen. Ein Kunde, der die Technologie von Flawless für einen Dienst einsetzt, der auch Minderjährigen zugänglich ist, ist selbst dafür verantwortlich, die angemessenen Altersregeln, Hinweise, Berechtigungen und Schutzmaßnahmen für seinen Dienst festzulegen; Flawless leistet, wo zutreffend, die vereinbarte technische Unterstützung.

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Websites, Lieferanten, rechtlichen Anforderungen oder Datenverarbeitungspraktiken ändern. Die aktuelle Fassung wird auf der Website veröffentlicht; das Datum des Inkrafttretens steht am Anfang. Wesentliche Änderungen können zusätzlich über die Website oder einen anderen geeigneten Kanal hervorgehoben werden.

Datenschutzfragen und -anträge können Sie an [email protected] richten. Postalisch erreichen Sie uns unter FlawlessGroup OÜ, Vesivärava tn 50-201, 10152 Tallinn, Estonia.